Osobní údaje a mimosoudní vyrovnání

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ A OCHRANY
OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Chráníme a zpracováváme veškeré osobní údaje jako důvěrné. S osobními údaji nakládáme pouze v souladu s platnou právní úpravou pro příslušný účel. V tomto dokumentu Vám chceme poskytnout základní informace o zpracovávání osobních údajů a vašich právech, která jsou s nimi spojena.

Kdo vaše údaje zpracovává?

Vaše údaje zpracovává a nakládá s nimi podnikatel Ing. Karel Polívka, IČO: 76224015, DIČ: CZ7804273070, se sídlem Strážné 95, 543 52 Strážné, Česká republika, tel. +420 724 230 884, email: info@friesovyboudy.cz, včetně jeho zaměstnanců a spolupracujících osob (dále také jen „Správce“).

Pro účely nakládání a zpracování Vašich osobních údajů je považován za správce osobních údajů. Správce můžete kontaktovat prostřednictvím emailové adresy: info@friesovyboudy.cz nebo na tel. čísle +420 724 230 884 Provozujeme webové stránky www.friesovyboudy.cz a www.penzionandula.cz příslušné podstránky.

Správce je fyzickou osobou, podnikatelem. S osobními údaji za Správce rovněž jednají jeho zaměstnanci a smluvní partneři, vždy v rozsahu nezbytném pro splnění úkolů Správce. Tyto osoby vybrané Správcem jsou vázáni zákonem uznanou, popřípadě smluvní povinností mlčenlivosti. S přijatými osobními údaji nakládáme (jako Správce) pouze v případech a pro ty účely, které nám stanoví zákon nebo smluvní ujednání nebo k naplnění oprávněného zájmu Správce. Naši zaměstnanci i jiné personální složky jsou proškoleni v oblasti nakládaní s přijatými osobními údaji. Razíme zásadu, že naši zaměstnanci vědí a pracují jen s těmi osobními údaji, které skutečně potřebují pro svoji práci.

Správce neprovádí automatizované zpracování vašich osobních údajů, ani neumožňuje jeho provádění třetími osobami.

Co je osobní údaj a kdo je subjektem osobních údajů?

Osobním údajem je myšlena každá informace, na jejímž základě je fyzická osoba osobně nebo ve spojení s jiným údajem identifikovatelná. Subjektem údajů je osoba, jejíž osobní údaje jsou předmětem zpracování, jde tedy převážně (zejména) o:

a) Klient Správce nebo potenciálního klient Správce nebo zájemce o služby či produkty Správce (tedy např. i návštěvník webu);

b) Osoba, jejíž údaje jsou Správci sděleny nebo zpřístupněny v souvislosti s poskytováním služeb nebo produktů Správcem pro klienty (například údaje o osobách s vlastnickými právy, držiteli a vlastníky bankovních účtů, jednající osoby a jejich zástupci, jednotlivé úřední osoby) nebo které se jinak dozví v rámci provozování své podnikatelské činnosti;

c) Zaměstnanci, smluvní obchodní partneři (např. i jejich zaměstnanci, zástupci nebo osoby oprávněné jednat);

d) Fyzické osoby jednající v postavení úřední osoby (např. za správní úřad, soud nebo jiné orgány státní správy) nebo jiném takovém postavení.

Jaké osobní údaje zpracováváme (rozsah)?

V souvislosti s poskytováním našich služeb pro vás nakládáme zejména s těmito osobními údaji:

a) Jméno, příjmení, pohlaví, rodinný stav a titul, údaje o soužití osob nebo jejich vztazích;
b) Bydliště, místo trvalého nebo přechodného pobytu, doručovací adresu a jiné lokační údaje;
c) Datum narození, rodné číslo, číslo občanského průkazu nebo pasu, povolení k pobytu;
d) Identifikátory - např. IČO, DIČ a jiné jednoznačné identifikátory…;
e) Kopie dokladů osob;
f) Síťové identifikátory a označení - např. IP, označení, profily, email,...;
g) Kontaktní údaje - např. telefonní číslo, e-mailová adresa, číslo datové schránky, zmocněnce pro doručování, zástupce, profily na sociálních sítích...;
h) Bankovní spojení;
i) Údaje o vlastnictví majetku nebo vztahu k majetku;
j) Údaje o pasivech nebo vztahu k pasivům;
k) Údaje o smluvním plnění a předmětu plnění;
l) Údaje o zdravotním a sociálním pojištění;
m) Údaje o správních a soudních rozhodnutí, včetně vedených exekucí a insolvencí;
n) Daňové a účetní údaje;
o) Údaje ke zpracování mzdy a odměňování;
p) Evidenční údaje a listy podle právních předpisů;
q) Údaje ke zpracování mezd a oceňování;
r) Zvláštní a citlivé údaje z trestních spisů nebo údaje o zdravotním stavu získané při poskytování služeb;
s) Jiné než uvedené informace týkající se Vaší osoby;

Uvedený výčet je jen příkladný. Informace je osobní údajem, pokud osamoceně nebo ve spojení s jinou informací identifikuje konkrétní fyzickou osobu nebo je konkrétní osoba na jejím základě identifikovatelná.

Ne každý subjekt osobních údajů poskytuje všechny tyto informace. Množství osobní údajů se liší v závislosti na tom, jaký máte ke Správci právní vztah (např. zákazník předá jiné své údaje, než zaměstnanec Správce).

‌

Jak osobní údaje získáme?

Osobní údaje získává Správce nejčastěji v písemné formě (listinné, elektronické podobě) nebo v ústní formě osobně či telefonicky. Z porad či sdělení uskutečněných ústně (osobně nebo telefonicky) může Správce pořizovat a uchovat záznamy v písemné podobě nebo jiné potvrzení komunikace.

Nejčastěji předáváte své osobní údaje vyplněním poptávkového formuláře při závazné objednávce ubytování u Správce. Osobní údaje získané online z našich webových stránek jsou chráněny koncovým šifrováním. Osobní údaje eviduje Správce teprve přijetím vyplněného formuláře. Při ukončení relace bez odeslání objednávky nejsou osobní údaje dále zpracovávány Správce. V případě, že projevíte souhlas se zasílám newsletterů, jsou vaše osobní údaje dále zpracovávány v elektronické formě pro tyto účely.

Osobní údaje Správce dále přijímá a získává prostřednictví komunikace s Vámi nebo smluvními partnery, při přípravě smluv či právních dokumentů, v souvislosti s realizací smluv a smluvních plnění, při plnění zákonem stanovených povinností, při jednání s orgány státní správy, orgány činnými v trestním řízení, soudy, z internetu, ze sociálních sítí, veřejných registrů a tak dále. Osobní údaje o Vás Správce dále dostává v rámci prostředků dálkové komunikace s Vámi či třetími osobami, ať už prostřednictvím (e-mail, telefon, SMS, sociální sítě, …) nebo videokonferenčního hovoru.

Nad rámec lze Vaše osobní údaje získat z veřejně dostupných údajů z veřejných rejstříků, veřejných registrů, katalogů, z vašich veřejných profilů nebo údajů z webových stránek, včetně dat o prohlížení a pohybech v rámci údajů, které poskytuje Váš zvolený prohlížeč a vyhledávací nástroj na webu (např. Google, Seznam,…).

Pro jaké účely osobní údaje zpracováváme?

Získané Osobní údaje zpracovává Správce pro účely poskytování našich služeb pro Vás, ke kontaktu s Vámi
a k rozvoji obchodních vztahů nebo vztahů vyplývajících z uzavřených smluv či zákona. Ze získaných osobních údajů při Vaší návštěvě webu dále dostáváme zpětnou vazbu na naše produkty a služby v rámci získaných preferencí z údajů o prohlížení (podmínky jsou vymezeny dle zásady zpracování cookies), sběr těchto osobní údajů lze omezit/vyloučit dle souhlasu se zpracováním cookies. Rovněž uchováváme Vaši zpětnou vazbu ve vztahu k zakoupenému zboží nebo poskytnutým službám. Osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:

a) Pro plnění zákonem stanovených povinností (příklad níže)

Daňové a účetní povinnosti;
Povinností podle zákona o místních poplatcích;
Povinnosti na úseku pobytových oprávnění, azylů, plnění vízových povinností;
V oblasti plnění povinností na úseku sociálního a zdravotního pojištění (např. evidenční listy);
Archivování a spisová služba;
Uchování údajů k prodanému zboží podle zvláštních právních předpisů (např. nakládání s toxickými přípravky a látkami);
Poskytování součinnosti orgánům veřejné moci;
Identifikace skutečných majitelů a dodržování pravidel a postupů proti legalizaci výnosů z trestné činnosti;
A jiné…

b) Plnění smluv, sjednávání smluv, ochrana smluvních plnění (příklad níže)

Plnění práv a povinností ze smluv se zákazníky nebo obchodními partnery;
Jednání o poskytování služeb;
Plnění požadavků klientů;
Smlouvy a právní povinností s obchodními partnery;
Smlouvy a právní povinnosti se zaměstnanci;
Zastupování před správními a jinými orgány, faktický výkon schválení a realizace projektu;
Jednání s třetími osobami v režimu poskytované služby.

c) Ochrana oprávněných zájmů Správce

Identifikace osob;
Ochrana práv a chráněných zájmů Správce;
Vymáhání pohledávek a splnění povinností;
Pohyby uživatelů na webových stránkách pro účely zlepšení a vylepšení námi poskytovaných služeb;
Dotazníky spokojenosti k vylepšení služeb Správce;
Fotodokumentace pořádaných akcí;
Statistiky a měření výkonosti.

d) Na základě uděleného souhlasu (např. cookies nebo zasílání newsletterů), který je dobrovolný a lze kdykoli z Vaší strany odvolat sdělení adresovaným Správci.

Pro zlepšení a usnadnění pohybu uživatelů, sběru statistik a jejich vyhodnocení, sbírá Správce údaje o prohlížení a pohybu uživatelů na svých webových stránkách. Tyto osobní údaje nejsou dále vědomě předávány třetím osobám a slouží pouze pro vlastní potřebu (statistiky a hodnocení návštěvnosti, úpravy webu, usnadnění orientace na webu
a rozšíření webu) Správce. Vaše osobní údaje pro účely marketingu nebo propagace třetích osob vědomě nesdílíme, ani nepředáváme získaná data týkající se marketingových a propagačních informací dalším osobám. Dále Správce může zprostředkovaně získávat osobní údaje prostřednictvím dodavatelů služeb třetích stran (zejména pak dotazník spokojenosti nebo udělené recenze) nebo tyto osobní údaje předat, v případě využití (vámi nebo námi) integrovaných prvků třetích osob. Správce je oprávněn Vás zažádat o vyplnění dotazníků spokojenosti, a to i zapojením třetích osob.

Možnosti pořizování fotodokumentace a kamerových záznamů

Akce pořádané Správcem mohou být v přiměřeném rozsahu pořizovány záznamy (fotodokumentace, videa, a jiné…) pro účely prezentace Správce na jeho webu nebo sociálních sítích. Primární cílem není zobrazování konkrétních návštěvníků, ale zachycení atmosféry akce. Záběry nejsou zveřejňovány v detailním rozlišení a nepřipojujeme k nim popis, ani jména jednotlivých účastníků, vyjma případů, kdy nás o to tyto osoby požádají. Naši fotografové jsou viditelně označeni a dokumentace je prováděna pouze v hlavním prostoru akce.

Jako subjekt osobních údajů můžete kdykoliv po pořízení zažádat o jejich smazání po pořízení, stejně tak i kdykoliv po jejich zveřejnění na webu. V takovém případě dojde bez zbytečného odkladu k jejich výmazu.

Správce je oprávněn pro účely ochrany majetku a zvýšení bezpečnosti osob pořizovat nepřetržité obrazové záznamy prostřednictvím kamerového systému. Tyto údaje užívá a uchovává pouze Správce v jeho prostorách po dobu maximálně 72 hodin (následně dochází k automatickému výmazu). Kamery zabírají vstupní prostor a prostor recepce, prostory chodeb a podzemních garáží, prostory parkovacích míst před hotelem, vjezdy/výjezdy, vstupy personálu, pro zásobování a manipulačních prostor, terasy, vstupy do fitness/wellness, haly/foyer, přístup do konferenčních prostor, rampu, dvůr/vnitroblok.

Využití spotřebitelských recenzí

Na našem webu nebo při vyhledávání výsledků prostřednictvím vyhledávačů a srovnávačů poskytujeme přístup k hodnocení a recenzí našich služeb, které historicky provedli naši zákazníci po jejich zakoupení a využití. Autenticitu takových recenzí zajišťujeme a kontrolujeme tím, že propojujeme hodnocení s konkrétními uhrazenými objednávkami za pobyt v prostorách Správce s přiřazením ke konkrétnímu zákazníkovi (tento je identifikován prostřednictvím poskytnutých osobních údajů v objednávce, provedením platby a emailem). Díky tomu v interním systému u každého hodnocení (recenze) to spárovat s objednávkou konkrétního subjektu, a tak jsme schopni prokázat, že recenze skutečně pochází od zákazníka, kterému byla naše služba poskytnuta.

Jak dlouho jsou přijaté osobní údaje Správce evidovány?

Osobní údaje zpracováváme a uchováváme po nezbytně nutnou dobu. Povinně evidované údaje zpracováváme
a vedeme po dobu zákonem stanovenou právními předpisy (nejdéle 10 let v oblasti některých daní a povinností plynoucích z AML předpisů). K zajištění ostatních práv a povinností ze smluvních vztahů a k plnění zákonem stanovených povinností dle obecně závazných právních předpisů (minimálně 5 let od okamžiku jejich získání).

V případě našich oprávněných zájmů uchováváme osobní údaje po dobu nezbytnou k jejich uplatnění, maximálně však po dobu 3 let od jejich získání, pokud v konkrétním případě nevznikne důvodná potřeba uchovávat tyto údaje déle. V případě žádosti o výmaz z Vaší strany

Údaje pro zaslání dotazníků spokojenosti evidujeme nejdéle 1 měsíc od skončené pobytu.

Jaká máte jako subjekt osobních údajů práva?

Právo na přístup k osobním údajům
Máte právo vědět, (i) zda Správce Vaše osobní údaje zpracovává, (ii) jaké osobní údaje zpracovává, (iii) za jakým účelem jsou zpracovávány a (iv) zda byly nebo budou zpřístupněny a jakým osobám.
Právo na opravu nepřesností nebo neúplností
Za předpokladu, že Správce zpracovává Vaše údaje neúplné nebo nepřesné, máte právo požadovat jejich opravu, zpřesnění nebo doplnění.
Právo na výmaz osobních údajů
Pokud nás požádáte o výmaz Vašich osobních údajů a zároveň tyto osobní údaje již (i) nejsou shromažďovány, uchovávány a zpracovávány pro stanovené účely, (ii) zpracování je z naší strany protiprávní, (iii) převažují-li Vaše důvody pro výmaz nad jejich uchováním, (iv) odpadla některá z existujících právních povinností pro jejich zpracovávání, provede Správce automaticky výmaz Vašich osobních údajů.
Právo na omezení zpracovávání osobních údajů
Za podmínek stanovených v Nařízení máte právo žádat o omezení rozsahu nebo účelu zpracování Vašich osobních údajů. Po dobu omezení se aktivním způsobem nezpracovávají přijaté osobní údaje v rozsahu omezení.
Právo na přenositelnost údajů
Máte právo vyzvat Správce, aby převedl, poskytl nebo jinak předal Vaše osobní údaje třetím osobám (jinému správci osobních údajů) v rozsahu stanoveném právními předpisy. Správce není povinen převést údaje, kterými by zasáhl do práv jiných osob.
Právo vznést námitku proti zpracovávání osobních údajů
Můžete vznést námitku proti zpracovávání Vašich osobních údajů Správcem, zpracovává-li Správce osobní údaje pouze z důvodu jeho oprávněného zájmu. V takovém případě dojde k posouzení, zda Vaše práva a svobody převáží nad oprávněnými zájmy Správce či nikoliv. Je-li Vaše námitka důvodná
a oprávněná, Správce zanechá dalšího zpracovávání Vašich osobních údajů.

V případě opakovaných či zjevně nedůvodných žádostí o uplatnění výše uvedených práv budeme oprávněni za realizaci daného práva účtovat přiměřený poplatek, popřípadě jeho realizaci odmítneme. O takovém postupu bychom Vás informovali.

Máte-li pochybnosti nebo domníváte-li se, že dochází k porušování Vašich práv na ochranu osobních údajů, můžete se kdykoliv obrátit s dotazem či stížností na nás nebo v případech vážného pochybení na naší straně na Úřad pro ochranu osobních údajů (Úřad).

Kontakt na Úřad je následující:

Úřad pro ochranu osobních údajů
sídlo: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
tel.: +420 234 665 111
web: www.uoou.cz

Kdo přijaté osobní údaje dále zpracovává?

Vaše osobní údaje předáváme a sdílíme jen v nutných případech (účetní, daňový poradce, právník, schválený dodavatel) nebo v případech, kdy nám poskytnete souhlas, vždy při dodržení podmínek a účelu zpracování
a s osobami vázanými zákonem uznanou nebo smluvní povinností mlčenlivosti. Naši zaměstnanci jsou proškoleni pro nakládání s osobními údaji a vyjma nutného účelu vědomě neprovádí žádná další zpracování poskytnutých osobních údajů.

Aby bylo možné smluvní plnění Správce vůči vám realizovat, pomáhají nám dále naše smluvních subjekty, které ve vztahu k vám vystupují v roli zpracovatele/správce. Obdobně nám pomáhají při plnění právních povinností vůči orgánu veřejné správy. Jde o tyto subjekty:

Vyhodnocení anonymizovaných statistik návštěvnosti pomocí Google Analytics – Google Ireland ltd. Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Grand Canal Dock, Dublin 4, D04 V4X7, Irsko (měření a statistiky prohlížení webů);

Obchodní společnost dodávající programové vybavení pro rezervace a odbavení hostů (systém Bookolo) – Bookolo system s.r.o., U Nikolajky 833/5, 150 00 Praha 5, IČ: 02450895 (rezervace ubytování a doprovodné služby)

Heureka.cz (https://www.heureka.cz) uživatelské recenze a propagaci

Účetní společnost

Další údaje

Správce neprovádí automatizované zpracovávání nebo profilování zákazníků.

Osobní údaje jsou zpracovávány pouze na území Evropské unie.

Tyto zásady jsou platné a účinné od 25.5.2018 a budou pravidelně aktualizovány. Poslední aktualizace k 29.4.2023.